Gustavo Borges

Tenho uma pergunta: que nota daria para você mesmo na gestão do tempo? Isso é algo que impacta as nossas vidas de maneira absurda, assim como a produtividade. Mas, normalmente, seguimos tão no piloto automático que acabamos não pensando nessas questões. 

Pelo menos, até o momento em que você percebe que está tudo desandando, certo? E aí é a hora de correr atrás e saber como organizar o seu tempo e ser mais produtivo.

Normalmente, temos péssimos hábitos que nos levam à procrastinação. O problema disso é que empurramos as tarefas que devemos fazer com a barriga para depois. Até que seja tarde demais e necessário virar a noite fazendo algo que poderia ter sido feito com tranquilidade três dias atrás.

Isso não parece vantajoso, certo? Nem mesmo produtivo. Sem falar que pode ter um impacto direto na saúde. Você fica estressado, dorme pouco, não se alimenta bem… Tudo vira uma grande bola de neve.

Então, quanto antes resolver essas questões e entender as vantagens de como organizar o dia para ser produtivo, melhor qualidade de vida – e de descanso – você terá.

Como disse Albert Einstein:

A falta de tempo é a desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos

Essa frase me faz pensar sobre a importância da organização para alcançar aquilo que queremos. Vou falar um pouco mais sobre isso e como organizar o seu tempo e ser mais produtivo. Vamos lá?

Qual é a relação entre organização e produtividade?

Produtividade tem a ver com progresso e produção. Produzir mais com menos recursos. Mas se você não tiver progresso, fica muito complicado. Por isso, é importante ter um mindset focado no resultado. Ou seja, naquilo que queremos construir, no que queremos alcançar.

Algo do qual muitos acabam se esquecendo, mas que os atletas sabem muito bem, é que você precisa ter energia para fazer as coisas acontecerem. E a verdade é que a gestão de tempo pode ser prejudicada pela falta dela.

Afinal, não adianta você saber como organizar o seu tempo e ser mais produtivo se não tiver energia para colocar em prática. Então, uma das principais dicas que posso dar em relação a isso é inserir bons hábitos na rotina diária. Mas falarei mais sobre isso a seguir.

Como já falei, durante muitos anos, vivenciei dentro do esporte um grande exemplo de gestão de tempo e produtividade. 

Com certeza, o ambiente de alta performance e a organização do esporte fazem com que você esteja inserido num local em que a rotina e a disciplina imperam. Com isso, existe hora e momento para tudo. 

Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo bem-feito

Pitágoras

E, com isso, conseguimos seguir com foco e dedicação em rumo ao que acreditamos. Daí a importância da organização para ser mais produtivo. Mas como alcançar isso?

Como organizar o seu tempo e ser mais produtivo?

1. Insira bons hábitos na rotina

Eu sou uma pessoa de hábitos. Sempre fui, nunca escondi isso. E a verdade é que, na maioria das vezes, funcionou bem para mim.

De determinada forma, ter hábitos pode ser comparado a ser organizado. Seja para fazer atividade física ou construir o calendário de reuniões da semana. O importante é visualizar com facilidade o que é preciso fazer e ter ações.

Mas, para isso, existem alguns pontos que você precisa levar em consideração e que vão ajudar. Um hábito deve ser:

1. Claro: isso porque quando fica difícil entender o que precisa ser feito, a coisa não sai do lugar.
2. Atraente: convenhamos, se não for assim, diminui demais a vontade de correr atrás do que quer que seja.
3. Fácil: desenvolva um caminho para facilitar essas ações, remova obstáculos e descomplique processos.
4. Satisfatório: caso contrário, a motivação para correr atrás pode ser abalada.

Mas quais hábitos você pode incorporar na rotina que podem fazer a diferença? Eles podem estar relacionados à saúde e ao bem-estar, como:

• Dormir bem.
• Beber no mínimo 2 litros de água por dia.
• Ter uma alimentação balanceada.
• Praticar exercícios físicos regularmente.

2. Estabeleça uma rotina

Essa dica está muito associada à anterior. Isso porque as duas questões se referem à disciplina. Afinal, encarar a rotina, seguir um fluxo organizado, horários e compromisso com alguma coisa ou alguém formam uma pessoa disciplinada.

Não tem como organizar o seu tempo e ser mais produtivo se você não tem disciplina. Porque, senão, fica muito fácil arranjar desculpas. Deixar para depois. Encontrar outras prioridades. 

Ao estabelecer uma rotina, mesmo que seja apenas consigo mesmo, você deve ter o compromisso de segui-la. Provavelmente, você não deixaria outra pessoa na mão, esperando por você, sem que tivesse um bom motivo por trás, certo? 

Então, por que faz isso com você mesmo? Monte a sua rotina e honre o compromisso que fez consigo.

3. Anote as tarefas em algum lugar

David Allen, consultor e criador da metodologia GTD: Getting Things Done (Faça as coisas acontecerem, em português), disse:

A sua mente é para ter ideias, não para guardá-las

Todas as tarefas que você deve fazer em um dia devem ser escritas – de preferência, na agenda. Isso é importante por dois motivos:

1. Você define um dia ou horário específico para cumprir aquela atividade.
2. Você “libera espaço” no cérebro para ter foco na atividade que está fazendo naquele momento.

Por mais incrível que nosso cérebro seja, ele não consegue ficar armazenando milhares de informações a todo momento. E, muitas delas, não precisam estar ali, desde que você as anote em um lugar apropriado.

O método GTD, apresentado ao público por meio do livro “A arte de fazer acontecer“, é interessante por isso. O grande objetivo é diminuir o estresse e a ansiedade pelo alto número de tarefas a serem feitas. 

Como isso é feito? Anotando essas atividades e as colocando dentro da agenda, de acordo com a prioridade de cada uma.

Neste vídeo, David Allen fala um pouco mais sobre a importância de assumir controle sobre as tarefas que sugam a nossa energia. Confira:

4. Defina metas e prazos

Apesar de as metas terem particularidades específicas para cada pessoa, existem algumas qualidades que elas precisam ter. Por exemplo:

• Precisam ser audaciosas e desafiadoras.
• Têm de ser realistas e alcançáveis, desde que isso não impeça que sejam audaciosas.
• Têm um prazo para execução. Ou seja, começo, meio e fim.

Algo que eu vejo é que muitas pessoas colocam metas sem um prazo para concretizá-las. Isso pode ter efeitos muito negativos para a produtividade. Afinal, se não existe uma data para finalizar, então, não tem por que investir tempo nela, certo?

5. Use ferramentas ao seu favor

Uma das principais vantagens da tecnologia é a criação de ferramentas que podem otimizar o trabalho, inclusive quando se pensa em como organizar o seu tempo e ser mais produtivo. Quer alguns exemplos? Essas são algumas das que eu uso:

• Gmail: organizado em prioridades e pastas. As mensagens que tenho mais tempo para responder são colocadas em pastas (por assunto ou categoria). Já as que são mais urgentes e precisam de respostas rápidas, classifico como “importantes”. Isso faz com que eu consiga dar a atenção necessária para cada assunto, além de ajudar na organização de prioridades.
• Calendar: tudo o que faço está na agenda. Horários que demandam a minha atenção, como reuniões, lives, leitura, desenvolver algum projeto ou estudo, por exemplo. Tudo está ali. Isso me ajuda a ter o foco necessário para colocar essas atividades em ação.
• Trello: me ajuda na execução das tarefas. Separo da seguinte forma: gerais, importantes, dias da semana, concluído, pqp (esse, você já sabe a tradução… rs). O “pqp” serve para dizer que não dá mais para esperar. Por isso, faça neste minuto!
• Caderno: sempre adorei escrever e anotar em cadernos. Com isso, facilita a minha vida e deixa as ações e as tarefas mais visuais para mim.

Então, no meu dia a dia, normalmente acontece uma sequência de ações em relação às anotações, que seria: caderno > Trello > agenda. 

6. Coloque em prática agora

Sabe qual é um dos principais erros que vejo as pessoas cometerem? Elas pesquisam sobre como organizar o dia para ser produtivo, como ter foco e disciplina… Mas, na maioria das vezes, isso não vai para a prática. Aí não adianta muito, não é?

Você precisa começar em algum momento. Por que não agora? Por que continua adiando, colocando para depois? Se você quer ter um alto desempenho, ser produtivo, alcançar os sonhos, não pode continuar adiando os projetos.

Está esperando algum sinal? Então, é este! Aprenda como fazer tudo em alta performance e atingir os seus resultados com o Sprint.